تقوم هذه الإدارة بمتابعة الوضع الأكاديمي للطالب منذ قبوله في الجامعة حتى تخرجه حيث تقوم بإرشاد الطلبة المستمرين والمتوقع تخرجهم ومتابعتهم وإعداد المستلزمات اللازمة لذلك واعتماد تخرجهم، كما تقوم بمتابعة السجل الأكاديمي للطلبة المقيدين والمفصولين، وفي سبيل تحقيق هذه الأهداف تقوم الإدارة متمثلة بقسميها قسم سجلات المقيدين وقسم التحويل الداخلي والشئون الأكاديمية بالعديد من المهام التي سيرد ذكرها.

أولا: قسم سجلات المقيدين ويقوم بالمهام التالية:

• إرشاد الطلبة المستمرين في الجامعة والمتوقع تخرجهم.

• إدخال صحائف التخرج وصحائف المساند التي يطرأ عليها تعديل آليا.

• استلام طلبات التحويل بين الكليات بعد انتهاء كل فصل وتنفيذها ضمن اللوائح الجامعية.

• استلام طلبات التحويل بين الكليات للطلبة المجتازين أكثر من 45 وحدة دراسية وإعداد دراسة لكل منهم وعرضهم على لجنة الشئون الطلابية لاتخاذ قرار بشأن تحويلهم.

• حل مشاكل الطلبة المتوقع تخرجهم بإضافتهم بالمقررات المغلقة أو اختلاف الجنس أو القراءات.

• استلام طلبات التخصص المساند وتنفيذها آليا.

• التعاون مع الكليات عند طرح صحائف جديدة بمراجعة أرقام المقررات والمعادلات الجديدة وتنفيذ المعادلات آليا.

• مراجعة صحائف التخرج تمهيدا لإعداد دليل الطالب.

• استلام كشوف الطلبة المتوقع تخرجهم من الحاسب الآلي من واقع الوحدات المجتازة للطالب ثم حصر الطلبة المتوقع تخرجهم فعليا من واقع صحيفة التخرج.

• بعد انتهاء قسم التسجيل من عملية إدخال الدرجات يتم مراجعة كشوف الطلبة المتوقع تخرجهم وتخريج الطلبة المستحقين للتخرج.

• مراجعة كشوف قسم التسجيل للطلبة المسجلين بأكثر من 19 وحدة دراسية وأقل من 9 وحدات للتأكد من كونهم من المتوقع تخرجهم بالفصل نفسه.

• إعداد دليل الطالب السنوي متضمنا صحائف التخرج والتخصصات الفرعية واللائحة الأساسية لنظام المقررات.

• إدخال البيانات الخاصة بالطلبة المتوقع تخرجهم والطلبة الخريجين بالحاسب الآلي.

• يشرف ويتابع عملية إعداد وطباعة استمارات المواد المتبقية على التخرج وإدخال البيانات الخاصة بها على الحاسب الآلي.

ثانيا:قسم التحويل الداخلي والشئون الأكاديمية ويقوم بالمهام التالية:

• حصر وطباعة أسماء الطلبة الحاصلين على الإنذار الثالث وإرسالها إلى لجنة الشئون الطلابية بعمادة شئون الطلبة.

• استبعاد الطلبة المنذرين المتوقع تخرجهم والذين تنطبق عليهم الشروط والمعايير التي أقرتها لجنة الشئون الطلابية مع عدم تنفيذ قرار الفصل من الجامعة عليهم.

• فصل الطلبة الحاصلين على الإنذار الثالث والذين صدرت بحقهم قرارات لجنة الشئون الطلابية وتنفيذها آليا.

• طباعة كشوف بأسماء الطلبة الذين استنفذوا المدة القانونية للبقاء بالجامعة وإرسالها إلى لجنة الشئون الطلابية.

• فصل الطلبة الحاصلين على الإنذار الرابع نهائيا من الجامعة وتنفيذه آليا.

• الاستقبال اليومي للطلبة للرد على استفساراتهم واستخراج الشهادات بالدرجات للطلبة.

• تنفيذ قرارات إيقاف القيد الصادرة من الكليات المختلفة ومن لجنة الشئون الطلابية.

• حفظ السجلات الدراسية للطلبة المقيدين والمفصولين والمنسحبين.